Wat zijn de vijf niveaus van AI in een bedrijf?

Het korte antwoord

Wat zijn de vijf niveaus van AI in een bedrijf?

De vijf niveaus beschrijven hoe ver AI in je bedrijf zit, van een losse licentie tot agents die samenwerken met die van andere bedrijven.

De niveaus bouwen op elkaar voort, maar je hoeft ze niet een voor een af te ronden. Hoe hoger je komt, hoe meer het een zaak wordt van management en directie, en hoe langer het duurt. Onderaan staat de link naar de niveaucheck. Die laat in twintig korte vragen zien hoe ver jouw bedrijf op elk niveau is.

De vijf niveaus

Wat gebeurt er op elk niveau?

De niveaus bouwen op elkaar voort. Wat een niveau vraagt, blijft gelden voor alles wat je daarboven bouwt.

Niveau 1: vraag en antwoord

Een bedrijf neemt een licentie voor ChatGPT, Copilot of Claude, en medewerkers stellen vragen aan een AI-assistent. Dat scheelt ieder voor zich tijd bij het eigen werk. Het werk zelf loopt nog zoals het altijd liep.

In mijn boek De Informatiemotor schat ik de winst op dit niveau op ‘een tiende van wat er te halen valt, hooguit’. Er horen wel zakelijke accounts bij, afspraken over welke informatie erin mag, en mensen die weten hoe ze een antwoord van AI nakijken.

Niveau 2: eenvoudige agents

Op niveau 2 geef je AI één vaste taak, met een vaste instructie, je eigen gegevens en een eigenaar die erop let. Zo’n vaste taak heet een agent, bijvoorbeeld een agent die elke offerteaanvraag samenvat in hetzelfde format. Het proces blijft gelijk, en de agent wordt een nieuwe schakel in de oude keten. Dat haalt herhaalwerk weg, in mijn boek ‘ruwweg een derde van wat er te halen valt’.

Niveau 3: processen herontwerpen

Op niveau 3 leg je het proces zoals het altijd liep opzij en ontwerp je het opnieuw, met de mensen die het werk kennen aan tafel. De mens doet het oordeel, de agent het volume. Daarvoor meet je eerst hoe lang het werk nu duurt, leg je vast wat woorden als klant en order betekenen, en spreek je af waar iemand controleert. In het boek noem ik dat de blik van het lege vel, en daar zit de grote winst: ‘Hier zit de rest van de winst, en dat is veruit het meeste.’

Niveau 4: het bedrijf herontwerpen

Als meerdere processen opnieuw zijn ingericht, verandert het bedrijf zelf. Rollen schuiven van uitvoeren naar sturen en controleren, en teams krijgen hun eigen digitale medewerkers. Mensen sturen, agents voeren uit, en bij elke agent hoort een mens die ervoor verantwoordelijk is.

Niveau 5: de samenwerking herontwerpen

Op niveau 5 doet jouw agent zaken met de agent van je leverancier: één gerichte vraag, en het antwoord van vandaag. Een planning tussen twee bedrijven wordt dan door agents gemaakt en door mensen getekend. Daar horen afspraken bij over wat een agent mag, met wie, en wie aansprakelijk is als het misgaat. Dit niveau is nog in aanbouw.

Van werkvloer tot directietafel

Wie beslist er op welk niveau?

Niveau 1 en 2 spelen vooral op de werkvloer. Niveau 3 is werk voor het management, en vanaf niveau 4 zit het aan de directietafel.

Op niveau 1 gaat het over het dagelijkse werk: welke tool, welk account, wat er wel en niet in mag. Op niveau 2 komen de eerste tactische keuzes: welk werk een agent krijgt en wie er eigenaar van is.

Op niveau 3 gaat het over hoe een proces loopt, en dat is werk voor het management. Op niveau 4 veranderen rollen en teams, en daar beslist de directie over. Niveau 5 gaat over afspraken met klanten en leveranciers, en die maakt de directie ook.

Waarom het tijd kost

Waarom is AI meer dan een tool kopen?

Een tool kopen brengt je op niveau 1. De stappen daarna raken processen, rollen en partners, en die zet je niet in één keer.

Wie alleen licenties koopt, maakt het eigen werk van medewerkers wat sneller. De manier waarop het bedrijf werkt, blijft dan hetzelfde. Voor de winst verderop zijn keuzes nodig van het management en de directie. Die maak je in een volgorde: eerst één proces, dan meer processen, dan het bedrijf.

Daarom hoort er bij AI een strategie voor de lange termijn. Dan weet je welk niveau je nu bouwt, en waar het volgende op moet rusten.

De grootste stappen

Waar zitten de grootste stappen?

Twee stappen springen eruit. Van niveau 2 naar 3 verandert het werk zelf, en van niveau 3 naar 4 verandert het bedrijf.

Tot en met niveau 2 maakt AI bestaand werk sneller. Op niveau 3 ontwerp je het werk opnieuw, en daar zit volgens mijn boek de meeste winst.

Op niveau 4 veranderen taken, rollen en soms de vraag wie waarover beslist. Dat raakt mensen, en daarom is het lastiger dan een nieuwe licentie of een slimme agent.

Van fase 3 naar 4 is waar de meeste bedrijfsverandering plaatsvindt. Deze stap van 3 naar 4 is vaak ook het meest complex.Paul Hoffman, in de video van 15 oktober, toen nog met fases

Dit is ook de kern van onze white paper AI ontsluierd: niet hoe je AI aan je werk toevoegt, maar hoe je werk eruitziet wanneer je het rondom AI ontwerpt.

De praktijk

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Kijk eerst op welk niveau je bedrijf staat, en bouw het volgende niveau op wat er al ligt.

• Begin bij de basis: zakelijke accounts, afspraken over wat erin mag en mensen die een antwoord kunnen nakijken. Elk hoger niveau rust daarop.
• Kijk verder dan één agent: een agent in een proces dat eigenlijk opnieuw ontworpen moet worden, maakt vooral een oude werkwijze sneller.
• Haal het management en de directie er op tijd bij: vanaf niveau 3 zijn het hun keuzes.

Nederlandse bedrijven staan meestal op niveau 1 en 2. Hoe dat zich verhoudt tot wat ik in San Francisco zag, staat in Lessen uit Amerika, deel 1.

Waar staat jouw bedrijf? De niveaucheck laat het je zien, in twintig korte vragen.